Ogarnąć chaos. Jak się zorganizować kiedy gonią terminy?

Każdy z nas miewa w życiu tzw. gorące okresy, kiedy dosłownie nie wiadomo w co ręce włożyć: czy to z powodu sesji, zbliżającego się ukończenia ważnego projektu w pracy czy przygotowań do własnego wesela – nieważne. Ważne jest to, że w takich chwilach naprawdę ciężko stanąć na wysokości zadania a przy tym się nie wykończyć. Ale jak wiadomo na wszystko są sposoby i dzisiaj zaprezentuję Wam mój sposób na ogarnięcie takich sytuacji. Do zastosowania nie tylko w kryzysie, dla mnie to już w zasadzie rutyna. Jaki jest mój patent? Dobry plan. Tylko tyle i aż tyle. U mnie sprawdzają się plany tygodniowe, ale wiem że dużo osób planuje każdy dzień bądź też cały miesiąc. Jaki plan będzie najlepszy dla Was musicie sami zdecydować. Mam nadzieję, że ten wpis nieco to ułatwi.

Dlaczego warto planować?

Bez jakiegokolwiek planu działamy chaotycznie. Niby ciągle coś robimy, pracujemy bez wytchnienia a mimo to piętrzą się przed nami niezałatwione sprawy. A może macie odwrotnie: niby jest coś do zrobienia ale przecież jest jeszcze czas… Aż nagle okazuje się, że tego czasu już nie ma.

Jak wygląda plan idealny?

Będzie to przed wszystkim Twój plan. U każdego sprawdza się coś innego. Co więcej, w różnych okresach życia mogą sprawdzać się inne rodzaje planowania. Na studiach korzystałam z terminarzy, w których wpisywałam ważne sprawy na każdy dzień. Dzisiaj mam na biurku kartkę, z którą ogarniam cały tydzień, ale za to w kilku rubryczkach są różne kategorie spraw.

Co uwzględnić tworząc swój plan?

Tworząc plan konfrontujemy ze sobą to co mamy do zrobienia (a może okaże się, że niektórych z tych rzeczy wcale nie musimy zrobić) z ilością czasu, jaki mamy do dyspozycji i przede wszystkim te dwa parametry trzeba wziąć pod uwagę. Tworząc listę spraw ustal priorytety i wyraźnie je zaznacz. A może niektóre punkty uda się w ogóle wykreślić z listy lub przełożyć na jakiś spokojniejszy okres? Zastanów się ile czasu będą wymagały poszczególne zadania (może okazać się, że jedno popołudnie to trochę za mało na uzupełnienie notatek, zabranie psa do weterynarza, telefon do cioci Krysi i upieczenie tortu). Szacując czas dobrze jest uwzględnić pewien margines błędu na wypadek, gdyby coś się przeciągnęło.

Element, o którym dużo osób zapomina w swoich planach a moim zdaniem jest niezmiernie ważny: czas na odpoczynek/relaks/rozrywkę. Nikt z nas nie jest cyborgiem i żeby wydajnie działać potrzebujemy odpoczynku. Jego brak szybko odbije się na naszej energii i chęciach do pracy.

Jaka forma?

To do list

Plan może mieć bardzo różną formę. Mój widzicie na zdjęciu, jest to najzwyklejsza, pojedyncza kartka podzielona na rubryki, do tego na każdy tydzień jakiś drobny wesoły obrazek. Wykreślanie wykonanych zadań z takiej listy to dodatkowa motywacja. Po powrocie do pracy wrócę pewnie do tradycyjnego, zeszytowego terminarza. Fajną opcją są też plannery do powieszenia na ścianie. Natomiast jeśli bliższy jest Ci świat nowoczesnych technologii proponuję google-calendar bądź inną aplikację do zarządzania czasem (np. trello).

I na koniec – pamiętajcie, że dobry plan to plan elastyczny. Życie pełne jest niespodzianek i może się okazać, że Wasze plany wywrócą się do góry nogami. To nic złego. Ważne, żeby nie wpadać w panikę, szybko się przeorganizować i robić swoje.

Kto z Was podejmie wyzwanie i na próbę na miesiąc włączy planowanie do swojego życia? Gwarantuję, nie będziecie żałować:) Wystarczy kwadrans w niedzielny wieczór, by ogarnąć cały nadchodzący tydzień.

Trzymajcie się i powodzenia z ogarnianiem spraw wszelakich! 😉

Brak komentarzy

Skomentuj